Instant PDF

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Instant PDF

Fehler an der Quelle eliminieren
Nachdem Enfocus mit PitStop und PitStop Server bereits für die Überprüfung und Korrektur von PDF-Dokumenten wichtige Werkzeuge für einen PDF-Workflow liefert, kümmert sich Instant PDF um die sichere und einfache Erstellung, Prüfung und optionale, automatische Korrektur von PDF-Dokumenten aus beliebigen Applikationen. Es richtet sich also direkt an PDF-Erzeuger. In diesem Bereich scheint in der Tat der größte Nachholbedarf in PDF-Workflows zu liegen. Viele Dienstleister bzw. PDF-Empfänger klagen über zu viele "schlechte" PDF-Dateien, die in der Druckvorstufe oft nicht oder nur durch enormen zusätzlichen Aufwand verarbeitet werden können. Dabei kann es mit der richtigen Software so einfach sein, ein "gesundes" PDF zu erzeugen. Instant PDF setzt genau hier an.

Ideales Werkzeug für Dienstleister...
Für Dienstleister ist Instant PDF ein ideales Werkzeug, womit sich die im eigenen Betrieb geforderte Qualität einer PDF-Datei direkt bei der Erzeugung beim Kunden überprüfen und durch optionale, automatische Korrekturen auch einhalten lässt. Über ein sogenanntes "PDF-Profil" kann der Dienstleister (sei es nun Druckerei, Druckvorstufenbetrieb, ein Verlag oder eine Agentur) exakt seine technischen Anforderungen an eine angelieferte PDF-Datei festlegen und dieses PDF-Profil in Form einer Instant "PDF Queue" als selbstinstallierende Datei an seine Kunden weitergeben, die Instant PDF einsetzen.

...und PDF-Erzeuger
Für den PDF-Erzeuger stellt Instant PDF ein einfach zu bedienendes Werkzeug dar, womit sich aus beliebigen Programmen heraus gute (was gut ist definiert der Empfänger mittels des PDF-Profils) PDF-Dateien erzeugt werden können. Er sieht sofort, ob seine Dateien gemäß des PDF-Profils OK sind oder noch Fehler beinhalten. Viele der gängigen Probleme lassen sich durch Instant PDF gleich automatisch korrigieren. Wo größere Fehler bestehen, werden diese in einem (auch von Laien) lesbaren Protokoll gleich angezeigt und über eine integrierte Hilfefunktion auch gleich Lösungsvorschläge unterbreitet.

Funktionsweise von Instant PDF
Nachfolgend möchten wir Ihnen Instant PDF technisch etwas genauer vorstellen, da es sich dabei um das derzeit wohl leistungsfähigste Produkt zur Erzeugung von guten PDFs handelt. Denken Sie aber immer daran, dass das Produkt sich vom Anwender (den PDF-Erzeuger) sehr einfach bedienen lässt und viel von dem erfoderlichen Know-How zur Erzeugung guter PDFs vor dem Anwender versteckt. Dies ist die eigentliche Besonderheit von Instant PDF.

Da sich das Produkt aus Dienstleistersicht und aus Kundensicht grundlegend unterscheidet, möchten wir diese beiden Sichtweisen auch in der nachfolgenden Beschreibung auseinanderhalten:

Instant PDF aus Dienstleistersicht
Ein Dienstleister beginnt damit, ein sogenanntes PDF-Profil zu erzeugen, worin alle technischen Anforderungen für den betriebsinternen oder weiterführenden Workflow zusammengefasst sind. Ein solches Profil lässt sich mit Enfocus PitStop Professional (oder PitStop Server) erzeugen oder bestehende Profile verwenden, die mit Instant PDF ausgeliefert werden. Es gibt auch Standardprofile, die von der GhentPDFWorkgroup für unterschiedliche Druckverfahren auf folgenden Webseiten kostenlos zum Download angeboten werden www.ghentpdfworkgroup.org bzw. auf www.certifiedpdf.net.

Ein solches PDF-Profil besteht aus einer ganzen Reihe von Überprüfungen sowie allenfalls auch gleich Korrekturanweisungen. Hier legen Sie z.B. als Druckerei fest, welche Farbräume Farben im PDF haben sollen, dass alle Schriften eingebettet sein sollen oder wie hoch die minimale Bildauflösung für Ihr Druckverfahren bei Bildern sein muss. Sie können natürlich mehrere unterschiedliche Profile erzeugen, die für unterschiedliche Druckverfahren bzw. unterschiedliche Weiterbearbeitungsprozesse notwendig sind. Mit dem Profil legen Sie also sozusagen den "Verwendungszweck" und das "technische Rüstzeug" fest, die eine damit geprüfte PDF-Datei später aufweisen soll.
In einem PDF-Profil lassen sich neben der Prüfung einzelner Parameter (bis zu 150) auch jeweils für die meisten Probleme gleich automatische Korrekturen anwählen, so etwa die Umwandlung von RGB zu CMYK (z.B. gemäß eines bestimmten ICC-Profils).

Im nächsten Schritt definieren Sie in Instant PDF eine sogenannte PDF-Warteschlange. Dies ist ein virtuelles Ausgabegerät, in welcher alle Schritte für die Steuerung der Erzeugung der PDFs und die Verarbeitung von PDFs festgelegt werden.
Hier lässt sich festlegen, welche PDF-Konvertierungstechnologien Sie als Dienstleister zulassen möchten bzw. welche Präferenzen Sie haben.

Es lassen sich sogar Druckstile für InDesign oder XPress übergeben bzw. Distiller Joboptions die für die Erzeugung mittels Acrobat Distiller genutzt werden sollen.

Sie wählen hier auch das zuvor bestimmte PDF-Profil aus, welches für die Prüfung/Korrektur der erzeugten PDFs benutzt werden soll.

Weiterhin können Sie auch Aktionen (aus PitStop) verwenden, die bestimmte Korrekturen an PDFs vornehmen, die über die Automatik innerhalb des PDF-Profils hinusgehen.

Zu guter Letzt lassen sich noch Vorgaben zu Dateinamen, Speicherort oder Übertragungsparametern festlegen. So können Sie z.B. bestimmen, dass für gut befundene PDFs gleich an eine bestimmte EMail-Adresse als Attachment geschickt werden sollen oder per FTP auf Ihren Server übertragen werden.

Eine solche "PDF-Warteschlange" lässt sich mit ALLEN Einstellungen als EINE Datei speichern und auch schützen, so dass der Empfänger und Benutzer dieser Queue die Einstellungen nicht bzw. nur partiell ändern kann. Eine solche Datei kann nun per EMail oder als Link auf Ihrer Webseite an Kunden weitergegeben werden. Sie können dazu auch eine besondere (kostenpflichtige) Dienstleistung von Enfocus nutzen. Auf der Webseite www.certifiedpdf.net haben schon viele Dienstleistungsbetriebe und Organisationen weltweit Ihre Einstellungen publiziert, die von Kunden kostenlos heruntergeladen werden können. Die Besonderheit an diesem Weg ist die in Instant PDF eingebaute Synchronisierung von "PDF Queues" bei Änderungen an den publizierten Spezifikationen.

Damit ist Ihre Arbeit so gut wie getan und wir widmen uns nun Instant PDF aus der Sicht des PDF-Erzeugers:

Instant PDF aus der Sicht von PDF-Erzeugern
Um Instant PDF in seiner Funktionsweise besser verstehen zu können, teilen wir den PDF-Erzeugungsprozess in folgende Teilbereiche ein:

2. Überprüfung, Korrektur und Weiterleitung der PDF-Datei

1. Konvertierung Layout zu PDF
Zuallererst soll festgehalten werden, dass Instant PDF selbst keine PDF-Daten erzeugt, sondern sich anderer (bekannter) Technologien bedient, um aus beliebigen Applikationen heraus PDFs zu generieren. Bislang unterstützte Instant PDF (bis Version 2) ausschließlich Adobe Acrobat Distiller für die Umwandlung im Hintergrund. Dies ändert sich mit Version 3:


Adobe InDesign CS/CS2, QuarkXPress 6.1/6.5
Einige moderne Layoutprogramme wie Adobe InDesign CS/CS2 und QuarkXPress 6.1/6,5 besitzen von Haus aus die Fähigkeit, PDF-Daten direkt zu exportieren. Für diese beiden Layoutprogramme bietet Instant PDF einen direkten "Zugang", indem es für die beiden Layoutprogramme einen eigenen Menüeintrag (im Datei-Menü) namens "Speichern als Certified PDF..." (bzw. Save as Certified PDF... in der englischen Version) anbietet.


Mac OS X
Unter Mac OS X (Panther oder neuer) lassen sich ebenfalls ohne weitere Hilfsmittel PDF-Daten über den Druck-Dialog erzeugen (Option Als PDF sichern...). Mit installiertem Instant PDF findet man nun neben dieser Option auch einen neuen Eintrag "Speichern als Certified PDF..." (bzw. Save as Certified PDF... in der englischen Version).


Adobe Acrobat Distiller
Natürlich wird auch die Umwandlung mittels Acrobat Distiller unterstützt (unter Mac OS X Distiller 7 und 6, unter Windows Distiller 7, 6 und 5). Instant PDF zeigt sich hier an Ihrem Arbeitsplatz als virtueller Drucker, an den Sie Ihre Dokumente aus beliebigen Programmen einfach als PDF "drucken" können. Die eigentliche Umwandlung durch den Adobe Acrobat Distiller geschieht automatisch im Hintergrund, ohne daß Sie sich um dessen Einstellungen Gedanken machen müssen.


Bestende PDFs
Auch bestehende PDFs lassen sich direkt in Instant PDF öffnen und prüfen bzw. automatisch korrigieren. Praktischerweise gibt es auch für Adobe Acrobat bzw. den Adobe Reader ein Plug-In, womit sich geöffnete PDFs über den Menüeintrag "Speichern als Certified PDF..." direkt an Instant PDF übergeben lassen.

Damit stehen nun mehrere Wege offen, PDFs zu erzeugen und die resultierende Qualität mittels Instant PDF zu überprüfen und abzusichern. Durch die direkten Menüeinträge in den wichtigsten Programmen, ist der Weg zu einer guten PDF-Datei noch einfacher und kürzer geworden.

2. Überprüfung, Korrektur und Weiterleitung der PDF-Datei
Nachdem die PDF-Datei über einen der oben beschriebenen Wege erzeugt wurde, übernimmt Instant PDF die weitere Verarbeitung. Als erstes wird die Datei mittels des in der ausgewählten PDF Queue hinterlegten PDF-Profils überprüft und - falls im Profil vorgesehen - auch gleich automatisch korrigiert.

Das Resultat ist eine "saubere" oder "zertifizierte" PDF-Datei, welche auch gleich nochmals auf den gewollten Verwendungszweck überprüft und - falls notwendig - korrigiert wurde und die alle wichtigen Detailinformationen für den Empfänger beinhaltet. Dieser sieht auf einen Blick, ob und mit welchem Profil die PDF-Datei überprüft wurde und ob diese allenfalls noch Probleme enthält (die er mit Werkzeugen wie PitStop oder PitStop Server oder anderen noch beheben könnte). Alle Korrekturen werden übrigens automatisch protokolliert, so dass man auch hinterher noch weiss, was an der Datei durch wen und wann geändert wurde.

Anschließend wird die PDF-Datei entweder an einem bestimmten Ort auf der Festplatte gespeichert und optional per EMail-Attachment und/oder per FTP an einen angegebenen FTP-Server übertragen.

Was ist ein ein "Certified PDF"?
In Instant PDF ist die "Certified PDF"-Technologie integriert. Dies kann man sich wie einen "digitalen Laufzettel" vorstellen, der alle Veränderungen an einem PDF (automatisch) protokolliert und Ihnen Auskunft darüber gibt, wer, wann, was an welchen Objekten verändert hat. Bei der oben beschriebenen Überprüfung einer über Instant PDF erzeugten PDF-Datei wird automatisch ein Report generiert, der auch die erfolgten Korrekturen gleich protokolliert und in die PDF-Datei integriert. Ein solches "zertifiziertes" PDF-Dokument läßt sich nun z.B. an einen Dienstleister übergeben (z.B. mittels der in Instant PDF integrierten Weiterleitungsmöglichkeit per E-Mail oder FTP-Upload). Da die Datei bereits für einen bestimmten Verwendungszweck (z.B. kommerzieller Druck) mittels einem vom Dienstleister selbst angelegten Profils erstellt und daraufhin überprüft/korrigiert wurde, kann der Empfänger die PDF-Datei mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch verarbeiten.

Certified PDFs werden bereits in verschiedenen Ländern von Normungs-Instituten und Verbänden aus Druckvorstufe und Druck für einen sicheren Datenaustausch empfohlen bzw. gefordert.

Systemanforderungen
Instant PDF 3.5 ist unter Mac OS X (inkl. 10.4 "Tiger" und unter Microsoft Windows 2000 ServicePack 4, Microsoft Windows XP Professional oder Home Edition lauffähig. Es unterstützt bei der PDF-Erzeugung den Direkt-Export unter Mac OS X, Adobe InDesign CS/CS2 und QuarkXPress 6.1/6.5 sowie die Konvertierung mittels Acrobat Distiller 5.05 (nur Windows) sowie Acrobat Distiller 6 und 7







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